イベント常任委員のマニュアル

SCP-JPはめちゃくちゃイベントがあります

こんにちは。第1期イベント常任委員長のseafield13seafield13です。このマニュアルでは、イベント常任委員に任用されたみなさんが、1年間にする仕事について解説します。見出しのとおり、SCP-JPではイベントのない月というのがほとんどありません。これが特殊なのかはさておき、とにかくやり方がよくないと業務量が非常によろしくないことになります。

そこで、ひとつの大事な原則をみなさまに伝授します。それは、

言いだしっぺの法則

です。メンバーはいろんなイベントのアイデアを口にしますが、それを実現まで漕ぎ着けさせようとする意思を持つ方は稀です。われわれ常任委員は、この原則を守れる方に主催をお任せし、イベントの開催支援を行います。

1年間のスケジュール

  • 1月
    • イベント常任委員の新規任用
  • 2月
    • イベント常任委員引継
    • エイプリルフール検討開始
    • 新人執筆者コンテスト開催発表・検討開始(隔年開催)
    • 持ち込み企画等募集開始
  • 3月
    • 前期イベント常任委員の任期切れ
  • 4月
    • エイプリルフール開催
    • 周年コンテストハブ作成
  • 5月 - 7月
    • 春夏の持ち込み企画
  • 8月
    • テーマコンテスト
  • 9月-翌2月
    • 秋冬の持ち込み企画

具体的にはどんな仕事があるのか?

では、イベント常任委員の仕事とは具体的にどんなものがあるのでしょうか。まずは募集要項を見てみましょう。

  • エイプリルフールの開催
  • 公式イベントの開催
  • イベントテーマの募集・選定
  • イベントルールの策定
  • イベントページ等の作成
  • その他イベントに係わる準備
  • ウィキ運営スタッフから受託されたコンテスト開催に係わる権限の執行

わりとざっくりしています。今回はマニュアルなので、もう少し実際の場面に寄せた内容を解説します。

イベント常任委員の引継

毎年の1月に次期常任委員が任用され、2月中に旧常任委員から新常任委員へ引継が行われます。この時期の入れ替わりになるのは例年2月ごろにはイベントが少なく、またエイプリルフールに備えるにはちょうどよいタイミングであるためです。引継と言っても、やることはこのマニュアルを読むことやDiscordのログを見て会議の進め方を学ぶことがメインです。

エイプリルフールの開催

エイプリルフールは、毎年4月1日になるとSCP-JPのウェブサイト全体がおふざけで満ち溢れるという素晴らしいイベントです。このイベントについては、毎年2月頃の新常任委員会の発足と同時に検討が始まります。この時期は新旧の常任委員が並立するため、引継などをしつつ秘密裏にエイプリルフールのテーマ決めや、CSSテーマ作成、注意事項等の策定に取り組みます。4月1日の0時ちょうどにCSS適用を行い、エイプリルフールが終わり次第撤去を行うため、その日は誰かが不測の事態に備えて待機しているのが理想的です。

新人執筆者コンテスト

新人限定のコンテストは隔年で開催します。これは新人コンテストが全コンテストの中でも開催に必要なコストが高いためです。新人コンテストではほかのコンテストと違い、参加者には「かならず批評を受けなければならない」という制約が存在します。このため運営側で「批評エキスパート」というボランティアを組織し、サンドボックスにある「コンテスト」の下書きすべてに批評をするという業務が発生します。これがとてつもなく大変な作業で、人手もいるし時間も必要です。

主催は常任委員が就くことが望ましいです。そのほかの常任委員も昨年までの新人コンテストを参考に、ルールの更新やスケジュールの策定、エキスパートの募集などに取り組みます。

夏のテーマコンテスト

毎年7月-9月頃の夏季は新規参加者が増える季節であり、また世間的にも長期休暇があることから大規模なコンテストが企画されています。夏のテーマコンテストでは、まずコンテストアイデアの募集を行うところから仕事がスタートします(例: テーマ募集! 七周年イベント!(~6/5))。

テーマコンテストでは慣習として、決選投票制度がルールに盛り込まれています。これはvoteモジュールを使って、よりテーマに沿っているとみなされる作品が優勝するようにするためのものです。同様の仕組みが、テーマ決めにも応用されています。

持ち込み企画

6周年コンテスト以前でもそうでしたが、7周年コンテストからはより明確に「コンテスト・イベントはメンバーの持ち込みを基本とする」方針が固められました。新人コンテストやテーマコンなどの開催が確定しているイベント以外は、メンバーからの発案で行います。

持ち込み企画は、開催時期等にかかわらずいったん検討のためのチャンネルをサーバー内に設立します。特別な事情がない限り、発案者が「主催」としてコンテストルールの原案作成などを行います。常任委員はその手助けをすることが仕事です。

コンテストのルールや開催スケジュール等によっては開催が難しい場合もあります。その場合はサイトスタッフとも調整のうえ、開催見送りとする旨を伝えてください。

Discordサーバーの管理

SCP-JPイベント委員会サーバーの管理権限を持つのは、サイトスタッフたる「アドバイザー」ですが、チャンネルの増設については常任委員にも可能です。企画段階のイベントは「企画中カテゴリ」にまとめておき、実際に開催が近づいてきたら当該イベント専用カテゴリを作成し、その後は必要に応じてチャンネルを増設していくと整理しやすくなります。イベントの総括が終わり次第、順次クローズカテゴリに送ることを忘れないようにしましょう。

また常任委員にはロールの作成権限も与えられています。企画案が固まり、一般委員の募集が必要な段階になったらロールを作るようにしましょう(チャンネルを作った段階では必要ないでしょう)。ロールの順番は開催が近いものが一番上、終わったものはその年内は残置しつつ、メンバーと別個に表示するのは止める等の運用が望ましいです。

Discordbotコマンド

SCP-JPイベント委員会のサーバーには、サイトスタッフも使用しているチャットbotのSATSUKI、SAGUMOが稼働しています。彼らは特定のコマンドを打つか、条件を満たすと稼働し、われわれの業務を手助けしてくれます。下記はほんの一例です。

/cnt コマンド

/cnt [数字] @ロール名

「@で指定されたロールから、[数字]分のリアクションをもらうと通知してくれる」という機能です。議論などで投票による採決を行う場合や、何らかの措置を行う場合に、簡潔に同意を求めたいときに便利です。このような/から始まるコマンドは、それ単体で打ち込まないと機能しません。

ログ参照機能

DiscordのメッセージにはそれぞれURLが割り当てられており、これを打ち込むとSATSUKIがそのメッセージを再送してくれます。1長いメッセージになるとそのまま画面を占有してしまう場合もあるので、その場合は削除しましょう。

Tips

  • 常任委員はひとつのイベントにこだわらず、大局を見る
    SCP-JPイベント委員会は「常任委員」と「一般委員」という職種で構成されています。このうち特定のイベントの開催に従事するのが一般委員の役割です。対して常任委員は、1年間を通したイベント運営を任務としています。このため常任委員は、開催期間中はそのイベントのみに集中すればよいものではなく、もう次のイベントの準備をしなければなりません。常に全体との兼ね合いを考えながら、コンテストの開催支援に取り組むようにしてください。
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